Soportar a la organización en la estructuración de sus procesos en los niveles estratégico y táctico, así como en los procedimientos, técnicas y herramientas de nivel operativo que le permitan consolidar un modelo de desarrollo orientado a la generación de valor y la sostenibilidad del negocio, con enfoque en la mejora de la competitividad a partir de la transformación tecnológica y el desarrollo de su capital humano.
La implantación de sistemas de gestión en las organizaciones es una decisión estratégica.
Los sistemas de gestión son la herramienta dinámica con que cuenta una Compañía para conectar la planeación estratégica con los procesos y alinear la operación y su desempeño con el cumplimiento de los objetivos estratégicos y los planes de negocio.
La planificación estratégica es el proceso idóneo para establecer los objetivos a largo plazo y los medios para alcanzarlos, mientras que el sistema de gestión es el conjunto de procedimientos y técnicas utilizadas para alcanzar esos objetivos estratégicos.
El uso integral de la planificación estratégica y el sistema de gestión, permite a la organización priorizar y racionalizar recursos e inversiones en la ruta para alcanzar el logro de sus objetivos estratégicos.
La planeación estratégica es un proceso sistemático y continuo que ayuda a las empresas a alcanzar sus objetivos a largo plazo. Incluye la identificación de oportunidades y amenazas del mercado, la evaluación de fortalezas y debilidades internas, la definición de metas claras y la formulación de estrategias para alcanzarlas. La planeación estratégica es esencial para el éxito a largo plazo de un negocio, ya que permite adaptarse a los cambios del mercado y aprovechar las oportunidades para mantener una posición competitiva.
Las empresas que no apropian y ejecutan procesos de planeación estratégica presentan una alta probabilidad de no alcanzar sus objetivos estratégicos, de no aprovechar las oportunidades del mercado, de no ser eficiente en la asignación de recursos y de no adaptarse con oportunidad y efectividad a los cambios del entorno.
El liderazgo y motivación del talento humano depende en forma directa de la claridad de los objetivos estratégicos, el plan de acción para lograrlos y de su despliegue en todos los niveles de la organización.
Para crear una planificación estratégica, se deben seguir los siguientes pasos:
Análisis del entorno: Conocer el entorno en el que opera la organización, incluyendo a sus competidores, clientes, proveedores y cualquier otro factor que pueda afectar su desempeño.
Definición de la misión y visión: Establecer una declaración clara de la misión y visión de la empresa que guíe la planificación estratégica.
Evaluación del desempeño actual: Realizar una evaluación objetiva de los recursos, fortalezas, debilidades y oportunidades de la organización.
Identificación de objetivos estratégicos: Identificar y priorizar los objetivos estratégicos de la organización en función de su misión y visión.
Desarrollo de estrategias: Desarrollar un plan de acción para alcanzar los objetivos estratégicos, utilizando una combinación de estrategias tácticas y operativas.
Asignación de recursos: Asignar los recursos necesarios, incluyendo tanto humanos como financieros, para implementar las estrategias.
Poner en marcha las estrategias y los planes de acción.
Evaluación y ajuste: Evaluar periódicamente el desempeño de la organización y ajustar la planificación estratégica en función de los resultados obtenidos.
Generalmente un sistema de gestión es un conjunto de políticas, procedimientos, regulaciones y herramientas que se utilizan para planificar, controlar y evaluar el desempeño de una organización. Este sistema abarca aspectos como la producción, operación, finanzas, recursos humanos, compras, proyectos, jurídica entre otros, con el objetivo de mejorar la eficiencia, la calidad y la rentabilidad de la empresa. Para crear un sistema de gestión efectivo en una empresa, debes seguir estos pasos generales:
Definir los objetivos y establecer los requisitos del sistema.
Establecer procesos y procedimientos claros que garanticen que el sistema sea utilizado de manera general, sencilla y efectiva.
Evaluar y monitorear el sistema regularmente para identificar áreas de mejora.
Además, y es realmente lo más importante, involucrar a todos los colaboradores en el proceso y asegurarse de que el sistema se ajuste a sus necesidades y sea fácil de usar. También es crucial tener en cuenta la integración con otros sistemas y aplicaciones de la empresa y asegurarse de que el sistema sea seguro y cumpla con las regulaciones y demás normas propias del modelo de negocio.
Docentes
Andrés Pereira Castaño
Antonio Fernández de Castro Muñoz
Liliana Margarita Durán P.
Mario Sánchez Carreño
Las ventajas de contar con un sistema de gestión en una empresa:
Mejora de la eficiencia: Un sistema de gestión puede automatizar procesos y tareas repetitivas, lo que reduce el tiempo y los errores humanos.
Mayor visibilidad: Un sistema de gestión proporciona una visión completa y en tiempo real de los procesos y datos de la empresa, lo que facilita la toma de decisiones informadas.
Mayor control y seguimiento: Un sistema de gestión permite a los gerentes tener un mayor control y seguimiento de los procesos y recursos de la empresa.
Mejora de la comunicación: Un sistema de gestión puede mejorar la comunicación interna y externa, permitiendo una colaboración más eficiente entre departamentos y clientes.
Reducción de costos: Al optimizar procesos y reducir errores, un sistema de gestión puede ayudar a reducir los costos de la empresa.
Mejora de la satisfacción del cliente: Un sistema de gestión eficiente puede mejorar la experiencia del cliente y su satisfacción con el servicio que recibe de la empresa.
Adicionalmente, se deben crear indicadores de gestión que permitan a la empresa medir su desempeño y progreso con relación a sus objetivos y estrategias. Estos indicadores ayudan además a identificar áreas de oportunidad, a monitorear el rendimiento y a tomar decisiones informadas para mejorar los resultados. Los indicadores también facilitan la comunicación y el seguimiento dentro de la empresa, permitiendo a diferentes departamentos y equipos trabajar juntos para alcanzar sus metas.
Si una empresa no tiene un sistema de gestión, es probable que experimente problemas como:
Ineficiencia: Es posible que la empresa tenga dificultades para organizar y optimizar sus procesos y operaciones.
Falta de control: Sin un sistema de gestión, es posible que la empresa no tenga una visión clara de sus finanzas, recursos y proyectos, lo que puede llevar a tomar decisiones equivocadas.
Dificultad para tomar decisiones: Un sistema de gestión brinda información valiosa para la toma de decisiones, por lo que la falta de uno puede dificultar el proceso de toma de decisiones.
Problemas de comunicación: Es posible que la falta de un sistema de gestión resulte en una mala comunicación y coordinación entre departamentos y equipos.
En general, la falta de un sistema de gestión puede afectar negativamente la eficiencia y productividad de una empresa, lo que puede llevar a problemas financieros y de negocios a largo plazo.
