Ingeniería de costos y gestión de riesgos

Soportar a la organización en la planeación y estimación de los costos de los proyectos de inversión, mediante la aplicación de prácticas mundiales de reconocida efectividad, entregando a los tomadores de decisión los verdaderos valores de inversión y la estimación de la rentabilidad esperada.

Las técnicas aplicadas permitirán entregar a los tomadores de decisiones y a la gerencia del proyecto, el análisis de riesgos sobre el que se basa el cálculo de la reserva de contingencia y la reserva de gerencia, teniendo en cuenta que la estimación del costo de un proyecto debe considerar en su planeación las condiciones de riesgo e incertidumbre.

La ingeniería de costos en proyectos se define como el proceso de estimación, análisis y control de los costos asociados con la planificación, diseño, construcción y operación de un proyecto. Esta disciplina se enfoca en identificar y cuantificar los costos directos e indirectos, así como en desarrollar estrategias para minimizar los gastos y maximizar el valor del proyecto. La ingeniería de costos se utiliza en una amplia gama de sectores, desde la construcción y la ingeniería civil hasta la manufactura y la tecnología, y es esencial para garantizar que un proyecto sea rentable y sostenible.

Para desarrollar un buen presupuesto a lo largo del ciclo de vida de un proyecto, se deben tener en cuenta varias etapas de maduración, entre las que se incluyen:

Etapa de definición del proyecto: En esta etapa se deben establecer los objetivos, alcance, requisitos y restricciones del proyecto. Esto permitirá realizar una estimación inicial del presupuesto, basada en la información disponible.

Etapa de planificación del proyecto: En esta etapa se deben definir las actividades del proyecto, los plazos, los recursos necesarios y los costos asociados a cada actividad. Es importante que se realice una evaluación de riesgos para identificar posibles costos adicionales.

Etapa de ejecución del proyecto: Durante esta etapa, se debe monitorear y controlar el progreso del proyecto, y compararlo con el plan original. Se deben realizar ajustes al presupuesto si es necesario, y se deben documentar y justificar las desviaciones.

Etapa de cierre del proyecto: En esta etapa se deben realizar las actividades finales del proyecto, como la entrega del producto o servicio y la documentación de los resultados. También se debe hacer una revisión final del presupuesto para identificar lecciones aprendidas y oportunidades de mejora para futuros proyectos.

Cada una de estas etapas requiere una evaluación y actualización del presupuesto, a medida que se recopila nueva información y se realizan ajustes al plan del proyecto. Mantener una buena gestión del presupuesto a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto es esencial para garantizar su éxito y rentabilidad.

A medida que se avanza de una ingeniería conceptual a una básica y finalmente de detalle, los presupuestos deben volverse más detallados y precisos.

En la ingeniería conceptual, los presupuestos suelen ser más generales y estimativos, ya que se basan en supuestos y estimaciones iniciales, sin un conocimiento detallado del diseño y los materiales. En la ingeniería básica, los presupuestos se basan en información más precisa, con mayor detalle de los materiales y el diseño. Se deben considerar los costos de los equipos, la construcción y los gastos indirectos. En la ingeniería de detalle, los presupuestos deben ser aún más precisos y detallados, ya que se cuenta con información precisa sobre cada componente y el diseño final. Se deben considerar los costos de cada pieza, los materiales, la mano de obra, el transporte y otros gastos asociados.

En resumen, a medida que se avanza en la ingeniería, los presupuestos deben volverse más precisos y detallados para garantizar que se cubran todos los costos asociados con el proyecto y nunca olvidar que el éxito de todo proyecto se basa en contar con un presupuesto REALISTA.

En materia de seguimiento y control es indispensable establecer aspectos como:

Revisar el presupuesto regularmente para asegurarse de que está cumpliendo con sus objetivos de gastos.
Identificar y controlar el exceso de gasto en determinadas actividades y buscar maneras de reducirlo
Ajustar el presupuesto según sea necesario
Usar herramientas de seguimiento y control del presupuesto. Existen muchos modelos y herramientas que pueden ayudar a controlar el presupuesto. La metodología del Valor Ganado por su facilidad de uso e indicadores es especialmente útil.

En cuanto a los factores que inciden notoriamente en la calidad de un presupuesto, la incertidumbre y los riesgos juegan un papel importante, debido a que pueden dificultar la estimación precisa de los pronósticos de costo y tiempo del proyecto, por esta razón, se deben desarrollar estrategias como:

Realizar un análisis de escenarios: identificar diferentes posibles escenarios de riesgo y su impacto en las diferentes actividades del proyecto y asignar una probabilidad a cada uno. Luego, calcular el presupuesto en función de cada escenario, lo que permitirá tener una idea más realista de los posibles resultados.

Utilizar datos históricos: revisar los datos históricos de ingresos y gastos para hacer una estimación más precisa de los números futuros. Los datos históricos pueden servir como una guía para prever patrones o tendencias.

Realizar seguimiento y ajuste constante: un presupuesto no es una herramienta estática, por lo que es importante realizar un seguimiento regular para comparar los resultados reales con los presupuestados. Si los resultados no están en línea con el presupuesto, se deben realizar ajustes para corregir el rumbo.

Involucrar a todos los interesados: El presupuesto no es solo tarea del equipo de costos, sino que también debe involucrar a los equipos operativos y otros departamentos interesados. Trabajar juntos puede ayudar a obtener una mejor comprensión de los factores que afectan el presupuesto y mejorar la precisión de las estimaciones.

Este tipo de ejercicio permite realizar pronósticos de mayor precisión, que con la ayuda de modelos probabilísticos pueden ser útiles para calcular contingencias de tiempo y costo en un determinado proyecto, utilizando herramientas como el @RISK y distribuciones de probabilidad tipo PERT, que utiliza tres valores (más probable, optimista y pesimista) para modelar la incertidumbre en los tiempos y costos, lo que permite tener una mejor comprensión de su variabilidad, brindando la posibilidad de tomar decisiones más informadas.

Al utilizar la distribución PERT, es posible calcular la probabilidad de que los costos estén dentro de un rango determinado, lo que permite establecer objetivos realistas y ajustar el presupuesto en consecuencia. La distribución PERT es fácil de entender y utilizar, incluso para personas que no tienen experiencia en estadística o matemáticas avanzadas.

Finalmente, seguir las instituciones de ingeniería de costos como la AACE International (anteriormente conocida como la Asociación Americana de Ingenieros de Costos), es una buena práctica, por su aporte al desarrollo y la promoción de prácticas de gestión de costos efectivas en la industria de la ingeniería y la construcción y el fomento de la investigación y el desarrollo de nuevas técnicas y herramientas de ingeniería de costos en pro de la colaboración y el intercambio de conocimientos entre profesionales de la industria y la construcción.